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2016年2月15日，湖南省档案馆里，保管员徐军和陈艺，戴着白色手套，在恒温恒湿的书画作品专柜前，正在认真地检查各种或大或小形形色色的书法作品。而在档案馆读者服务区，一个书法爱好者正在电脑前认真地翻看他倾慕的书法家们的分类作品，潜心地研究着。一个鼠标就能调出他想要某位书法家的代表作，而且还有与书法家相关的各种资料，比如他临摹过的贴或者各种创作心得等，这是他以前不敢想象的，忍不住感叹了一句：“档案馆干了一件大好事呀！” 在普通人看来，档案馆是具有法律地位的国家重要文献保存机构，离他们很遥远。但自2013年湖南省档案馆实施为知名文艺家建立档案改革以来，因为艺术，档案馆与传统体制之外的艺术家们结下了一种特殊缘份，并给爱好艺术的人们提供了一个集中透视各种文艺作品的权威平台。 此举受到社会的普遍欢迎与档案界同行的高度关注，截至目前，江西、江苏、湖北、内蒙、浙江、陕西等兄弟省市的档案馆纷纷前往湖南省档案馆参观学习，表示要借鉴这一经验，打破传统体制，大胆拓展档案接收领域，丰富档案馆藏资源，做好文化兴档、文化强国新篇章。
图为湖南知名文艺家档案专馆工作人员在整理书法作品。摄影：陈艺 为艺术家建档，作品有了永久归宿 矗立在湖南省档案馆的一排排字画作品专柜，一眼望去颇有些气势，专柜底座和架体均采用冷轧钢板，架体美观结实坚固，每一组柜门上都安装高级保密锁具，双人双控，柜体由多个抽屉构成，抽屉内采用樟木加亚麻防虫防霉防破损，里面躺着40位首批入选书法家们的作品与各种资料。它们，将在这个防虫、防霉、防水、防尘、防火、防盗、防臭、防鼠的环境中，舒心地躺上几十、几百甚至上千年。但它们不是寂寞地隐居，而是随时准备着与有需求的人们见面。它们被扫描成了电子版，在电脑里分类收藏，人们只要轻点鼠标，一切便尽收眼底。
此图为湖南省档案馆知名文艺家作品专库一角。摄影：陈艺 自2014年年初，为知名文艺家建档工作启动以来，经过湖南知名文艺家档案专馆书法艺术专家顾问委员会的推荐和湖南省档案局局党组的审核，确定了40名首批知名书法家作为专馆的收藏对象，40名书法家的作品及相关资料已陆续收入了湖南省知名文艺家档案专馆。此次建档的书法家对象年龄均在60岁以上，具备中书协会员资格，对书法艺术做出过杰出贡献。中书协理事、评委、享受国务院特殊津贴专家、全国德艺双馨书法家、湖南省书协驻会主席陈羲明，带头向湖南省档案馆移交了12幅棈品力作及相关档案资料73件。湖南省书法家协会主席鄢福初欣然为湖南知名文艺家档案专馆题名，并把自己最满意的代表作移交了过来。 最初，书法家们对于交出代表自己一生艺术成就的作品有些迟疑。湖南省档案馆派出专员对入选者登门一一拜访，呈上湖南省档案馆为知名书法家建档的标准、实施办法及湖南省档案局确定的首批建档的书法家名单，动员宣讲，解疑释惑。 2015年10月15日，北京军事革命博物馆。86岁的资深书法大家、中国人民革命军事博物馆研究馆员、享受国务院特殊津贴专家、中国文联荣誉委员、中国书法家协会顾问、解放军美术书法研究院副院长兼书法创作院院长李铎少将，见了一批特殊的客人——湖南省档案局专门负责给知名文艺家建档的负责人徐军和湖南省书法家协会驻会主席、湖南知名文艺家档案专馆书法艺术专家顾问陈羲明。李老明了来意后非常高兴，说这开了为书法家建档的先河，是一件大好事，一定全力配合好。
图为湖南省档案馆工作人员徐军（右）向85岁的著名书法家、原中国人民解放军书法创作院副院长夏湘平（中）呈送建档文件。湖南省书协驻会主席陈羲明（左）一同拜访。摄影：杨芳秀 家住北京安德里北街总政大院的资深书法家、原中国人民解放军书法创作院副院长夏湘平，也接待了这批来访者。他说：“迄今为止，还没有书法家的生平与作品能被国家档案馆完整收藏，能被家乡的档案馆选为首批建档的艺术家，非常荣幸。”85岁的他，把收到的厚厚的文件资料一一打开翻看，详细询问每个细节，表示将认真填写相关资料，先交出至少五幅自己满意的代表作，以后每年再不断补充作品。
图为湖南省档案局（馆）长胡振荣（中）及工作人员徐军（左）拜访全国著名书法家李铎少将（右）。摄影：陈艺 “我们会全力配合，把该填的表格真实严谨地写好，同时定期补充我们的新作。” 67岁的黄苏民对这一开创之举倍加赞赏。“这是给我们在历史上留名！同时，也使书法艺术能更好地发扬光大！”年过七旬、诗书画印皆精的敖普安在接受记者采访时很激动，露出难掩的幸福。 90岁高龄、体弱病重的书法家王超尘躺在病床上不能走动，但心里一直把艺术建档的事挂在心上，叮嘱儿子把他满意的作品移交给湖南省档案馆。 除了北京，还有广州、肇庆、浙江等外籍曾在湘工作过的著名书法家陈初生、邬邦生、周旭，及湖南长沙、湘潭、株洲、衡阳、永州、吉首、常德等地的书法家张锡良、王友智、谭秉炎、杨炳南、陈迎楷、李潺、杨远征、王超尘、余德泉、刘振涛、饶暇浩、敖普安、黄苏民、汤树林、罗峰林、陈文质、张弓、林时九等在世的25位书法家，都积极主动挑选出优秀代表作作为建档作品，让历史去鉴证他们生前从艺的执着与曾经的辉煌。己故书家以毛泽东为首，还有颜家龙、李立、邓先成等14位，他们的家人也极力支持，尽量提供作品及资料。截止目前，共收到书法作品317件，资料326件。 精心收藏，数字化处理，集中展示艺术成就 据介绍，美术馆、艺术馆以艺术传播、艺术教育为职能，没有收藏职能；博物馆，则只永久收藏具备文物等级的，且国家授予其中介交易、出卖和转让权，不排除有市场交易炒作行为。文化行政管理部门只管政策，不管具体的活动与成果，如文化厅与文联，不会对艺术家的活动与作品进行归档收藏。 “档案馆是用纳税人的钱建起的，应该将一个地方的艺术成果名正言顺地接收进来，发挥在文化传承方面的正能量。”湖南省档案局局长胡振荣说，“同时，档案馆是没有任何功利的纯公益收藏机构，进入了档案馆的东西，哪怕是一张破纸，都只能永久收藏，不得赠送、调拨、交换、出售。” 按《档案法》规定，这些进入了档案馆的作品将永久保存，不能流出，否则要负法律责任。为了精心保管好这些作品，湖南省档案馆出台了严格的管理规定。首先，在移交方面，有完善的交接手续，接收的作品及档案资料要当日入库，接收人员不得私自存留。凡进馆作品，一律盖上湖南省档案馆馆藏印，同时向书法家颁发收藏证书。
图为加盖收藏印的馆藏作品。摄影：陈艺 其次，作品入库后，实行局长、征收保管部门负责人、专管人员三级责任制，双人双锁、双进双出制度，并且每年进行全面的盘点清查，确保作品的安全。为了防虫防腐，订制了专门的字画柜，设计了湖南知名文艺家档案专用封套，作品一律不允许折叠存放，统一卷存在专用封套中，在封套上填写作品的作者，作品名称，尺寸，创作时间及馆藏档号等信息，便于检索和查阅。所有进馆作品需盖上湖南省档案馆馆藏印，以防作品流向市场。专管人员接触作品，必须带上手套等，以防作品人为受损。
图为馆藏书法作品的专用封套。摄影：陈艺 现在的湖南知名文艺家档案专馆拥有全国一流的设施，可以保存数万幅作品，严格按照国家档案的保管要求科学规范地收藏保管艺术作品，不留死角，全方位24小时监控，恒温恒湿，做到高标准，严要求，细管理，精业务，让艺术家放心把作品交给省馆保存，没有后顾之忧。 为了使这些馆藏的艺术作品发挥更大的社会价值，湖南省档案馆开展了档案资料的数字化处理，建立相关数据库，对社会免费开放，为档案使用提供便利。他们将逐年出版馆藏知名艺术家作品集，出版湖湘档案图典，适时举办馆藏艺术家精品展，在网站、报刊杂志积极推广宣传艺术名家的作品及艺术名家风采，打造一个收藏、宣传艺术作品的主阵地，保护、传承和弘扬湖湘文化艺术，让艺术家的作品和精神能在档案馆生根、发芽、开花、结果，惠及更多民众。 突破档案管理体制，为文化传承做贡献 湖南省档案馆目前有一千八百多万卷档案，主要是按照国家机关、企事业单位体制创建的，这样的组织结构，在胡振荣看来有一定的缺陷。比如，按原有的工作体系，无法把艺术家的艺术活动与职业成果吸纳进来。 鉴于这种情况，湖南省档案局（馆）反复调研后，决定为知名文艺家建档，代表政府权威收藏艺术家作品及其相关资料。为了客观公正地选出哪些是知名文艺家，湖南省档案馆吸纳社会各界力量，成立各个艺术门类的专家顾问委员会，由专家顾问委员会提名投票选举产生具有艺术造诣和影响力的收藏对象，同时，还向社会公示，没有异议的人选最终入选。 对于此举的意义，不只是档案管理传统体制的一种突破，更是对艺术领域的规范与梳理。 “当一个艺术家的作品形成系列与流派永久归档，自然就能形成参照标准，对社会起到标杆作用。艺术家讲究个性，只有在热闹喧嚣后真正沉淀下来，他们的价值才真实体现出来。给艺术家建档，能把一个时代、一个地域的特殊性表现出来。”湖南省书法家协会主席鄢福初说，“客观事物有其形成的内在规律，档案馆对知名艺术家建档并对作品进行收藏，在某种程度上展现了艺术规律与其普遍联系，使得艺术发展有章可循，使得艺术精髓能被很好地传承下来，并能在某种程度上抑制文艺领域的社会乱象。” 给书法家建档，只是湖南省档案馆开展的为知名文艺家建档系列活动之一。随着给知名书法家建档工作的顺利开展，下一步，他们将给知名美术家、作家、摄影家等各个艺术门类的文艺家建档。 “党的十七届六中全会把文化强国提升到了一个重要的战略地位。而艺术家的作品恰恰是一个地方、一个民族进行文化传承的重要载体，湖南省档案局推行的知名文艺家建档项目，我相信走出了一条弘扬文化正能量的崭新路子。”胡振荣局长颇有些自信地说。
陕西省档案馆同行参观湖南省档案馆知名文艺家专库，工作人员介绍相关情况。摄影：江新高 |
